外資系it企業転職で必ず求められるビジネスコミュニケーションの基礎

大学生から社会人になる若手の方にとって、必ずぶち当たるビジネスコミュニケーション能力の壁。

転職活動をする際、特に外資系企業に転職したい方はこのスキルが求められる傾向があります。

ホウレンソウの習慣がない方は特に、上司とのコミュニケーションや同僚へのお願いなどなかなか伝わらないことも多いと思います。

今回はビジネスコミュニケーションの基礎の【き】に関して簡単にご紹介したいと思います。なぜかというと、転職を成功させるためにもこのコミュニケーションスキルを見られるためです。また、本当の意味で転職を成功させるために必要なスキルでもあるからです。

この記事では、コミュニケーションスキルとしての型を紹介します。その型を覚えてしまい、実際のビジネスシーンでどんどん活用していくことで、スキル化が可能です。

ビジネスコミュニケーションはロジカルコミュニケーションでもある

ビジネスコミュニケーションとはロジカルコミュニケーションです。これは結論が明確で伝えたいポイントを聞き手に理解しやすくしてくれるスキルだからです。

 

このロジカルコミュニケーションが苦手という方は以下の理由が、以下と考えられます。

  • 誰に向かって伝達するのか本質を理解していない
  • 何のためにこの情報を伝達するのか理解していない
  • ポイントが分けられていない
  • 伝達する順番がぐちゃぐちゃ

 

上記は慣れの部分があるので、以下のステップさえしっかり理解していれば意外と簡単に伝えたいことが明確化します。

  1. 話を整理する→ここが最も大切で慣れが必要
  2. 順番を決める※優先順位に沿って順番を決めて説明する。
  3. 上記の順番を予告する

です。

 

例えば以下のような感じ。

議題の~の問題の解決策として、~を提案させていただきます。理由は二つあります。

一つは~です。これは~だからです。例えば~。

二つ目は~です。これは~だからです。例えば~。

以上の理由より、~を提案させていただきます。簡単ですがざっとこんな感じ。

細かな事例から、帰納法的に要は~です。とポイントを考えることがおすすめ。そして、自分が誰に対してどのように行動するのかを目的を明確にして、依頼や確認などを次のアクションにつなげるイメージです。

 

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外資系it企業の面接対策としてのコミュニケーションの型

 

外資系it企業の面接は端的さを、質問に対する回答に求めることが多いです。なぜなら、日系企業とは異なり上長さを嫌う傾向がある為です。

例えば、ダメな例として、以下のようなやり取りがあげられます。

Q:転職理由は何ですか?

A:私が転職を決意したのは~でして、~ということがあり、~と感じまして、~決意しました。

って感じ。

面接官が求めているのは、Qに対する端的な答えです。上の例のような話し方だと、いくつまで転職理由があって、どこからどこまでが内容なのかわかりにくく、話が長い印象を与えてしまいます。

効果的な面接会答例としては以下のような感じ。

Q転職理由は何ですが、

A:大きく二つございます。一つは~です。~が理由です。例えば、日々の業務で、クライアント様が~。なので、今回転職をし、~に挑戦したいと考えるに至りました。二つ目は、~です。~~、以上です。

という感じ、1分~2分でまとめ、なるべく話過ぎないことがポイントです。ここまで、無駄な話をそぎ落としていく作業が準備としては必要ですね。

具体的な、海外転職の際の面接対策についてもまとめてみました!

外資系企業はメールを好む?基本的なメールの型

いざ外資系で働くとなると、メールを効果的に使うことが成果とも密接にかかわってきます。

最後に、外資系it企業で求められる効果的なメールの型をご紹介してみたいと思います。

ポイントは?

  • 仕事のシナリオ俯瞰しておくのは必須
  • 目的を明確に
  • 6W2H
  • ホウレンソウは事実と主観をつかい分ける
  • メールと電話を使い分ける
  • 印象に残った例文紹介
目的を明確にすることは、どこの企業でも求められることです。
仕事のシナリオを準備しておくことで、次のアクションがわかり、目的が明確になります。
まず、メールの冒頭部で要旨を、ここには「なぜ、このメールを送ったのか」という説明が入ります。
相手がどんなアクションをとるべきかわかるように、最初に要旨を明記します。
  • 6W2Hは使い分ける
Who 誰が
What by when 何を いつまでに
Why  なぜ
Where どこで、どこに
How どのように
How much  どれくらい
Whom だれに
上記のように、過不足なく端的にホウレンソウや依頼をすることが大切です。 
何を伝えて、どのようなアクションをなんのために、いつまでにしてほしいのか、優先順位をつけておくことが求められます。
  • 背景、目的
  • 指示、依頼
  • 期限・フィードバック先
  • 誰に何をいつまでに
  • どのような優先順位で。
【電話とメールを使い分ける】電話の場合は以下
・即答できる用件
・緊急の用件 
・相手の理解を確認しながら説明するべき用件
・感情的な要素が入るため、文章だけではトラブルになりやすい用件

【印象に残ったフレーズ】

「このたびはご心配をおかけして申し訳ありませんでした」
「貴重なご意見をありがとうございます。今後の参考にさせていただきます」
不用意に謝らず、原因がこちらにある場合のみ。
※聞きづらいことの場合
「可能な範囲で構いませんので……」「もし差し支えなければ……
来年のお取引にはご満足いただける状態で臨みたいので……」
「◯◯様とは末永くおつきあいしていきたいので……」
「何としても◯◯様のお役に立ちたいと考えているので……」
「これから一人前の仕事人として向上していきたいので、後学のために教えていただけませんか?」
「メールを拝見しました。このたびはご心配をおかけして申し訳ありませんでした。状況を確認の上、明日中に改めてご連絡いたします」
「◯◯◯ということでよろしいでしょうか?」と相手の意図を要約して内容の確認をする。
[突然のご連絡を差し上げる失礼をお許しください。]
[お忙しいところ恐れ入りますが、ご関心を持っていただけるようでしたら、折返しご返事を頂けますと幸いに存じます。]
———-(ここまで)————–

催促メールには注意!

こちら側の過失かもしれないニュアンスで催促をする
ポイント:セキュリティ 迷惑メールフィルターに入っていないかどうかという前提を使う。
メールがお届けできていない場合もあるむね。
失礼とは存じますが、再度メールを送らせていただきましたという旨を伝える。

複数の案件は箇条書き

複数の要件に回答もらう場合別々でも、、回答し安い順からお伝えする。
——–(ここから回答ください)——
———-(ここまで)————–
 
※締めくくり挨拶は、心証には気を付ける。
以上、お手数ですがご返答賜りますようお願い申し上げます。
取り急ぎ、ご報告いたします
ご多忙中恐縮ですが、〇〇までに、お返事をいただきたくお願い申し上げます。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

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